複合機やプリンターを購入し、印刷に使うのはどこの会社でも行っていることでしょう。しかしコピー用紙は意外にも使う物であり、コストがかかります。企業としてはコピー用紙の削減は大きな課題でしょう。削減するためにはどうすればいいのか考えてみましょう。
集約印刷の促進
コピー用紙の枚数を減らす方法としては、1枚に出来るだけ多く印刷するということがあります。これは集約印刷と言い、複数あるページを1枚の用紙にまとめて印刷する方法です。
たとえば複数のA4サイズの原稿をA3サイズの用紙に印刷したり、A3サイズの原稿を縮小してA4サイズに印刷したりすることができます。集約印刷すれば、2ページ分を1ページなどにまとめて印刷できるため、使用するコピー用紙の枚数を減らせます。
またワードなどの原稿では空白部分があったり、1行や2行しか書いていないようなページがあれば、文章を短くしたりして、そのページを削除すれば、印刷枚数を減らせます。
印刷コストの周知
コピー用紙の使用枚数を減らすなら、いくら印刷を工夫しても、プリンターを使う人間の意識が節約しようとしないと、無駄に使い印刷を工夫する意味がなくなります。そのために印刷枚数を減らすには、印刷などを工夫するのと同時に、社員に節約のための意識改革をしてもらわないといけません。
印刷枚数を減らすための節約を行うことを社員に通知するのはもちろんのこと、印刷機器の周囲にも節約を呼びかけるような張り紙をして、目に付くようにしましょう。社員に節約を呼びかけるのと、それを行わないのでは、大きく違ってきます。
社員ごとにそれぞれに使えるコピー用紙を配布し、月に何枚コピーしているのかというのを数値化して見える化するというのも、社員一人一人が印刷に対する意識を持たせるのにも役立つ方法です。
ペーパーレス化の推進
コピー用紙を使わず、思い切ってペーパーレス化するというのも、コスト削減に繋がります。理想的なのは会社からプリンターを処分し、文書はすべてPDFなどの電子データにするという方法です。電子化した文書はパソコンやタブレットで見るようにします。電子化した文書を見るにはパソコンやタブレットを導入する必要がありますが、一度導入すればそれ以降はコストがかかりません。
しかし会社によってはすべて電子化すると、使いにくかったり不都合が出たりすることもあるでしょう。そのような場合は、会議の資料など文章で連絡が出来たりすればいいだけの、簡単な原稿だけを電子データとして配布する、資料など後々何度か使うような原稿は紙で配布するなどと使い分けると良いです。
ただペーパーレス化するということは、コピー用紙の枚数を減らすだけでなく、それだけプリンターの使う回数も減らせますので、電気代の節約にもなります。
留め置き印刷を導入する
留め置き印刷は、通常の印刷とは違い、パソコンで印刷設定をしても、すぐには紙には出力せずに、一度プリンター内にデータを保存します。紙に出力を行う場合は、ユーザーが自分でプリンターの認証を行い、印刷ジョブを選び該当文書を印刷します。
このような仕組みになっているので、無駄に印刷することを防ぎ、プリントしたはずの書類が見あたらない、印刷したら他の文書も紛れ込んでいる、などということを防げます。間違って印刷枚数を数百枚などとしたとしても、印刷ジョブを取り消せば、誤って無駄に印刷することも防げます。
認証を行い印刷しますので、あれもこれも印刷するということも無くなり、情報漏洩も防ぎやすくなります。必ず認証してから印刷しますので、社員が勝手に印刷して書類を持ち帰るということも出来なくなります。認証する人を、会社の責任者などに一任すれば、さらにセキュリティは強化できます。
コピー機に上限回数を設定する
コピー機に上限回数を設定するという方法もあり、これなら強制的にコピー用紙の枚数を減らせます。プリンターには上限設定の項目がありますので、これを設定すれば上限に達すると強制的にコピーを終了します。
複合機やプリンターでは、コピーのみプリントのみ制限する、または両方を制限するという設定項目がありますので、それぞれ都合に合わせて設定すると良いでしょう。また設定を行うことで、印刷やコピー回数をカウントできたり、月ごとに回数をリセットして月単位で管理できたりと、細かく管理する事もできます。
いかがでしたでしょうか？コピー用紙を無駄にせず削減する方法をご紹介しました。印刷の仕方を工夫したり、留め置き印刷を導入したりと、いくつか工夫して行う方法はあります。使う用紙の枚数を減らせば、それだけコピーや印刷の回数も減らせますので、電気代削減にも繋がります。ただ印刷の仕方などを工夫しても、社員の意識が節約しようと思わないと無駄が出ますので、用紙を削減する工夫をすると共に、社員の意識改革も同時に行った方が良いでしょう。
