プリンタはどこの会社でも置いているものでしょう。そして印刷用紙を使い印刷は日常的に行います。印刷のコストはそれなりにかかってしまうため、印刷コスト削減は企業としては考えるところでしょう。特に印刷用紙は大量に使うため削減したいところです。それでは印刷コストを削減するにはどうすればいいでしょうか？
印刷コスト削減のメリット
印刷コストの占める割合で多いのは、特に印刷用紙とトナーであり、これらの消耗品を如何に無駄にしないかがコスト削減のポイントとなります。
しかしこれらの消耗品の無駄をなくすということは、印刷作業やその環境を見直すことであり、業務自体を見直していくということになります。つまりは業務を効率化したり無駄をなくしたりすることで、印刷コストも削減できますので、それはコスト削減と同時に業務改善にも繋がります。
社員や会社の業務内容にも良い影響を与えますので、コスト削減以上のメリットを得られます。
印刷コストを削減する方法
それでは次に印刷コストを削減する方法を、項目別にして見てみましょう。
印刷する枚数を減らす
印刷する枚数自体を減らすというのは、直接印刷コスト削減に繋がります。
たとえば両面印刷をしたり、分割印刷したり、簡単な連絡程度の文書は再生紙を利用するなどの方法があります。またペーパーレス化するというのも印刷用紙を使わなくする方法であり、文書はすべてデジタル化して、タブレットやPCで見るようにするという方法があります。
実際にある市役所では、会議にタブレットを利用し、印刷用紙を削減するということに成功しています。ただしこのようなペーパーレス化は、紙のようにメモができない、慣れないと使いにくいなどのことがあり、導入するには使い方などの講習をした方が無難です。
トナー・インクを節約する
トナーやインクは、印刷するフォントによっても使う量は違ってきます。ゴシック体よりも明朝体の方が少なくて済み、フォントを明朝体にして印刷するという方法があります。特に字体を指定するような必要がないときは、明朝体などを使うと良いです。
当然カラーよりもモノクロでの印刷の方が、使うインクの量は少なくて済みます。カラーにする必要のない文書なら、モノクロ印刷をするようにして印刷すると良いです。文字の濃さでもインクの消費量は変わってきますので、薄くして印刷すると節約になります。
印刷コスト削減意識を高める
印刷コストを減らすには、いくら印刷用紙やインクを工夫しても、湯水のように無駄に何枚も印刷していては、節約の意味がありません。
このためにプリンタを使う社員の意識改革も必要です。プリンタの周囲に節約を呼びかけるような張り紙をするなど、印刷した枚数を見える化するのも効果的です。余裕があれば、社員一人一人に印刷用紙を割り当てて、何枚使ったかわかるようにすると、節約への意識が芽生えます。
印刷機器の台数を減らす
思い切って印刷機器の台数を減らすという方法もあります。オフィスに1個だけ複合機を置く、各部署では1つのみの印刷機器を使うなど、台数を減らしてみましょう。印刷機器の台数を減らすということは、それだけ使う電力も少なく出来ますので、電気代節約にも繋がります。
印刷機器が少なくなれば、無駄な印刷をしにくくなるというメリットもありますが、社員から見ても印刷コスト削減への意識を生まれさせる良い方法です。
リース契約を切り替える
もしも複合機やプリンタを買い換える予定や、新しく導入する予定があるなら、リース契約で導入するという方法があります。
初期費用はゼロ円であり、月額料金の契約で利用します。毎月の支払いは経費扱いにすることも出来ます。高性能な本体価格の高い複合機でも、リース料金によって安く使えます。リースなら、新しい機種への変更もコストをかけずに行えます。もしも複合機の導入を考えているなら、保守管理などもオプションで含まれたお得な業者を検討すると良いでしょう。
リサイクルトナーを導入する
トナーの費用を安くしたいというなら、リサイクルトナーを導入するのがおすすめです。リサイクルトナーは新品の純正トナーと同じような品質でありながら、価格は半分以下になることもあります。使用済みの純正トナーを改修し、分解洗浄し、トナーを補充して組み立てた製品なので、純正トナーとほぼ同等の品質なのです。
その複合機やプリンタに対応した型番のリサイクルトナーなら、問題なく使えますので、検討してみてはいかがでしょうか？
印刷コストを削減する方法をご紹介しました。印刷環境を工夫してみることや、印刷機器を減らすなどの方法があります。またリースやリサイクルトナーを使うなど、消耗品などを安く導入するという方法もあります。ただどんなに印刷の工夫をしてコストを減らそうとしても、それを使う社員の意識が変わらないとコスト削減は難しいので、まずは社員の意識改革から行うべきです。
