企業にとって業務上行わなければならない様々な工程をすべて適正に行うことは、利益に直結する重要な要素です。また、適正な管理の下で、人員が配置されることによって、それぞれがパフォーマンスを発揮しやすく、より高品質な仕事ができるようになるでしょう。企業全体としても考えるべきことですし、個人として自分に任された仕事を的確にこなすためにもこうした効率化を進めることは大切です。しかし、そのように業務を効率化していくことが時に難しく感じることがあるかもしれません。そこで、業務効率化の基本となる業務棚卸のコツをご紹介します。
業務棚卸をする目的
業務棚卸の目的とは、業務の効率化を図ることです。いわば、業務を見直すことによって効率化を妨げている問題点を明らかにしてそれを改善するために具体的な策を講じていくという作業の最初の段階といえるでしょう。作業が効率化する際のメリットとしては、まずはムダな人件費や生産に費やす様々なコストの削減につながります。そして、それまで無駄な業務のために費やしていた時間や人材をさらに重要な仕事に当てることや、今後の企業を発展させるためのスキルアップを図るために育成するために用いることができます。
業務棚卸で明らかにすべきこと
では、様々な問題を明らかにしてより一層の効率化を図るために、どのような点を念頭に置いて業務棚卸を行えばよいのでしょうかコツは分析したい業務に対して6W2Hを考えることです。つまり、だれが、だれに対して、いつ、どこで、どのように、どれだけ、なぜ行う業務なのかということを整理してみるのです。まずはこの視点から従来行われてきた業務全般を見直してみるとよいでしょう。このような視点で業務を分析して初めて、目標を達成するために何を変える必要があるのか、どのように変えられるのかを考えることができます。
例えば、何かの資料を作成するという業務の場合、「どのように」作成するのかという部分をいろいろと考えてみてどの方法が一番効率が良いかを考えることができます。手書きですべて記入するよりもパソコンで行ったほうが早いとうことはほとんどの人が考えるところですが、ではどのようにパソコン上で作業することが良いのかを検討し直してみるとよいでしょう。例えば、どのソフトをどのように用いるかなども含めて業務を見直す必要があるかもしれません。また、作業の効率化も不適格な効率化のための施策を実施してしまうために本来の目的が損なわれてしまわないようにシミュレーションすべきです。このようにして、明確な基準に照らして作業内容を考えることで、普段何気なく行ってしまっている工程の中にもいくつかの無駄を発見できるかもしれず、その発見と改善が積もって、作業の効率化へとつながるのです。
業務棚卸のコツ
では業務棚卸を行う際に新たにどのような方法を導入することができるのでしょうか。
複数人でブレインストーミングする
ブレインストーミングとは、複数人で行われる集団的思考法の事です。脳を意味するブレインと、嵐を意味するストーミングが組み合わされた言葉で、その名の通りアイデアが嵐のように活発に飛び交う会議のことを指します。このブレインストーミングを成功させるのは、出される意見をすぐに否定的にとらえるのではなく肯定的に受け入れさらにアイデアを出し合うことが原則とされています。相互に他人の目を気にすることをせずに臆することなく意見を出し合うことによって新たな意見を出し合うことができれば、より一層企業の発展に皆が力を発揮することができるでしょう。
テンプレートを利用する
また、業務の効率化を図るためにテンプレートを作成することも考慮することができます。普段行われている様々な業務の中で共通する項目を絞ることによって、一部を変えるだけで様々に利用することのできるテンプレートが作成できるかもしれません。こうした工夫は業務を効率化する上で大きな役割を果たすでしょう。
業務の名称を統一する
複数の名称で呼ばれることのある業務に関しては、名称を統一することで従業員の混乱をなくすことが期待できます。
業務棚卸の目的を意識しながら行う
常に業務の効率化を何のために行いたいのか、その業務棚卸の目的を意識して行うことも非常に大切といえるでしょう。こうした点を踏まえて業務棚卸を行えば効果的な改善を図ることができるでしょう。
企業にとって、業務の効率化を今以上に行うことは難しいと感じることもあるかもしれません。しかし、どれほど同じやり方が繰り返されていたとしても、それが本当に効率的な業務とは言い切れないでしょう。それまでの業務経験から培った経験と、時代によって変わっていく様々なシステムを考慮しながら、業務効率化を実現するために出来る事柄を行っていきましょう。業務棚卸は、忙しさの中で埋もれてしまいがちな企業の問題点を明確にするうえでとても効果的な方法なのです。
