業務の効率がどうも悪いと考えているのならば、 PDCAサイクルを賢く回して業務の効率化を図ってはいかがでしょうか？また、PDCAサイクルをすでに実践しているはずなのに、効果が現れていないといった場合でも、ちょっとしたコツさえ分かれば、あっという間に効果を示すでしょう。
そもそも、PDCAサイクルとは、どのようなものなのかご存知でしょうか？ PDCAサイクルについて正しい知識を持っておくことが、上手に回すコツの一つだといえます。
そこで、今回は、この“PDCAサイクル”の考え方とコツについてご説明したいと思います。
PDCAサイクルとは
事業活動には生産管理、品質管理などの管理業務が含まれます。その業務を円滑に進めるための手法が、PDCAサイクルなのです。
意外にも歴史の深い考え方で、第二次世界大戦後、品質管理を構築した米国のウォルター・シューハート、エドワーズ・デミングらによって提唱されたといわれています。
PDCAのPはPlan＝「計画する」、DはDo=「実行する」、CはCheck＝「評価する」、AはAct＝「改善する」ことを意味しています。そして、P→D→C→A→P……と、この4つの段階を繰り返すことが業務を継続的に改善していくために必要だという考え方です。
管理部門にとってのPDCA
総務や人事などの管理部門にとって、PDCAサイクルを導入することにどんなメリットがあるのでしょうか。
従来は、PDCAサイクルを導入するのは工場などの生産現場というイメージがあったと思います。しかし、管理部門はその企業にとって縁の下の力持ちといえる存在です。管理部門自身がPDCAサイクルを導入し業務の効率化を図れば、生産現場の業務を効率化させることに繋がります。
また、PDCAサイクルを導入することにより、経営の課題点が明確にできるため、リスクマネージメントの手段としても有効といわれていますし、経営全体のコストダウンを図るためにも有効です。
しかし、実際にPDCAサイクルを回そうとしても、上手く回らないことが多いのです。例えば「経営の拡大」という大きな目標があったとしても、具体的にどのような行動をとったらよいか分からない、そもそも目標が大きすぎるなど、“P”の部分を企業にとって適切なものにすることが難しいからです。
PDCAサイクルを上手に回すコツ
管理部門にとってPDCAサイクルを導入することのメリットや難しさはご理解いただけたことでしょう。では、ここからはPDCAサイクルを上手に回すには、具体的にどのようなコツが必要なのかご説明いたしましょう。
目標を明確にする
PDCAサイクルの肝となる“P”に関わってくる「目標」。そもそも、なんのためにPDCAサイクルを実施するのか、まずはそこから明確にしていきましょう。次に、誰がどんな業務をどのような方法で行うのかということ、具体的な数値目標をたてること……など、一つ一つの仕事に対して細かな計画を立てていくことが大切です。
気を付けたいのは、目標が二転三転しないようにすること。計画の実行中に計画を変更してしまうようなことが度々発生すれば、単なるP→D→P→Dの繰り返しになってしまいます。
定期的に評価のタイミングを設ける
PDCAサイクルで意外と見落としがちなのが“C”の評価すること。計画の実行が予定通り進んでいるか、定期的に確認しておきましょう。計画に沿って進んでいればスムーズにサイクルが回っていきますし、そうでなければ改善策を考えなくてはなりません。
また、計画し実行した結果、成功だったのか失敗だったのかを判断する必要もあります。ここで意識しておきたいのが“A”の改善に繋げること。CとAは二つでワンセットといっても過言ではありません。
小さなPDCAサイクルを何度も回す
PDCAが上手く回らないという時は、少しハードルを低くしてみると良いでしょう。はじめから大きな目標をクリアしようとしても、“D”の実行に移すことすら困難になってしまいます。これまでの実績や近い将来の可能性を踏まえた上で計画すると良いです。
元々、PDCAサイクルは継続することに意義があると捉えた考え方です。小さなPDCAサイクルを何度も何度も回し、少しずつ結果を積み重ねることが重要だといえます。
計画とその結果を見える化しておく
計画を立てたら、まずは企業全体で把握できるようにしておきましょう。PDCAサイクルを実行する人が具体的な目的を分からないままでいても、上手く回るはずがありません。
また、PDCAが一周したところで、その結果をレポートにまとめるなど“見える化”しておくことも大切です。計画とその結果にどのような違いがあったのか、なぜ違いが出てしまったのか、そこまで明らかにしておけば、次のサイクルでの計画も立てやすいといえます。
PDCAサイクルは一周限りで完結するものではありません。少しずつ段階を経ていくことが前提となった考え方です。結果を焦ってはいけません。「まず、できることから始めてみる」、これが本当のPDCAサイクルのあり方なのかもしれません。
