業務の上で、時折見直したいのがルーティンワークです。ルーティンワークを見直すことで、思いもよらない業務上の無駄を見極めたりすることもできますので、業務の方法の改善にもつながりますし、必要以上に人員を割いていたりしたところなどは見直しによって適切な人員に改善することができるかもしれません。業務上限られている労働力を効率よく生かすためにも定期的にルーティンワークを見直すことは必須といえるでしょう。ではどのような点をチェックすることによって、事務作業の効率化を図ることができるのでしょうか。
ルーティンワークを洗い出す
ルーティンワークを導入することによって誰でも仕事のレベルがそれほど変わらずに業務にあたることが可能となります。また、無駄な残業を削ることで人件費の削減にもつながりますし、必要な情報の取得の際にも非常に簡潔にされたシステムによってかなりのスピードアップが見込めます。そこで、まずは実際に行っている業務の中で、時間が非常にかかる作業が何か、ミスが起こりやすい工程はどこなのか、どんな点を課題として抱えているのかといった視点で見つめることが最初に必要な一歩となります。そこで洗い出された様々な業務の中でルーティンワークとして構築できそうなものをまずはピックアップするのです。
作業をまとめられないか検討する
ルーティンワーク化を促進するために踏めて置きたいポイントは、行っている業務の中でまとめられるものはないかどうかを見極めることです。同じことを行うにも、方法がいくつか考えられる場合は、今行われている方法が最も効率が良いのかどうかを分析してみる必要があるでしょう。また、似ている作業を分散して行っている場合には、それを一か所に集約することでより作業の効率化が見込めるようになるかもしれません。また、同じような作業をまとめることで、そこからさらに業務の洗練が可能となり、効率的に品質にも差が出ないようなシステムの構築方法が見つかるかもしれません。現在行っている業務全体をできる限り先入観の無い視点で見つめ、検討してみましょう。
マニュアル化する
ルーティンワークの構成要素が見つかったなら、それをだれが見ても理解できるような仕方で簡潔に整理してマニュアル化しましょう。マニュアル化していない業務は結局のところその時に担当している担当者の仕事のやり方に大きく依存してしまい、引継ぎが非常に困難であることや、担当者の配置換えのタイミングで業務に大きな支障を生んでしまうことになりかねません。そうした事態を避けつつ、どんな人でもある一定の水準で仕事を行えるようにするためにはやはりこうした適切なマニュアル化が不可欠なのです。整理された仕事内容は、またルーティンワークを見直す際にも問題点をわかりやすく把握する助けになるでしょう。
ミスを減らす
業務の効率を上げるうえで大切な要素の一つにミスをなくすことがあります。一つのミスが、ほかのたくさんの作業にも影響を与えてしまい業務に支障をきたすということはあり得る問題ではあるものの、できる限りミスがなくなれば、作業も円滑に進めることができるようになるでしょう。そこで、ルーティンワークのフローの中にぜひチェックの時間や行程を組み入れるようにしましょう。一見すると、チェックに使う時間や人員はもったいないと考えてしまうこともあるかもしれませんが、長い目で見た場合チェック段階でミスを修正することができれば大きな被害となって事態の収拾に浪費する時間や人件費に比べるとかなり安上がりになるでしょう。こうした一時的なスピードだけを考えるのではないバランス感覚もよいルーティンワークの構築には大切な要素になります。
作業スピードを上げる方法を考える
ルーティンワークをマニュアル化する上で、何をどこまでマニュアルとして決めてしまうかには差が出るかもしれません。しかし、できる限り短縮する方法は、些細なことであってもルール化してしまった方が良いかもしれません。例えば、ショートカットキーを覚えることを必須条件に組み込むことによって一つの業務当たり数秒の短縮になるかもしれません。また、ソフトの導入で自動化するなどの設備投資も含めて検討してみるならさらに目覚ましい効率アップも夢ではないでしょう。こうした工夫は試行錯誤の末に構築されることも少なくなく、まずはいろいろとシミュレーションをして結果を判断したほうが良いかもしれません。
作業の効率を上げることに成功すると、今までと同じ業務時間、人材であったとしてもよりストレスを軽減しながらたくさんの業務をこなすことが可能となるでしょう。忙しすぎてそんな暇はないと諦めてしまう前にますはできることから改善を始めてみましょう。もしかすると、その忙しさはある意味では無駄な忙しさなのかもしれません。ルーティンワークの導入で快適な業務環境を整えましょう。
