一般的な企業において、プリンタを置いていることは多いでしょう。しかし、そのなかで、印刷やコピーに裏紙（片面に印刷をしてある紙）を使用しているか否かは、半々に分かれるのではないでしょうか。実は、最近では裏紙を使用することはデメリットの方が大きいともいわれています。そこで今回は、印刷やコピーに裏紙を使用することのデメリットについて説明していきたいと思います。
裏紙を使用するメリット
裏紙を使うことには、メリットもあります。職場で裏紙を使うようなルールになっている場合は、このメリットに魅力を感じ、そうしていると思われます。
裏紙を使う最大のメリットはコピー用紙のコスト削減です。これに尽きると言っても過言ではありません。また、裏紙を使えば、新品のコピー用紙を開封することが減り、環境にとっても優しいといえるでしょう。
なかには裏紙をメモ用紙代わりにするという職場も存在します。
裏紙を使用するデメリット
裏紙を使うことのデメリットは意外にも多いのです。いくつか挙げていきたいと思います。
故障の原因になりうる
実際に裏紙を使っている職場の方ならお分かりでしょうが、裏紙を使うとプリンタが紙詰まりを起こしやすくなります。新品の用紙であれば、プリンタからスムーズに排出されます。しかし、すでにトナーが付着している裏紙を使うと、新品の用紙よりも静電気が起こりやすくなり、一枚の印刷のはずが、二枚一度に引き込まれてしまい、紙詰まりになってしまいます。また、トナーが剥がれ落ち、プリンタ内で蓄積すると、故障しやすくなります。
トナーの寿命を縮める
紙詰まりが起こりやすくなるということは、当然その分多く印刷をしなければなりません。結果として、インクを多く使用することになり、トナーの寿命も縮めてしまいます。トナーの値段はコピー用紙と比べると、決して安いものではありません。コピー用紙のコストカットはできても、トナーのコストカットはできないのです。
情報漏洩の危険性
コピー用紙の両面を使った場合、片面に重要な個人情報の記載がある場合でも、見落としてしまいがち。万が一その紙を社外に持ち出したりすれば、情報漏洩してしまう危険性があります。機密情報の管理は、“うっかり”では済まされないため、会社の信用にも関わります。
必要な情報が分かりにくい
印刷した人以外にとって、表面と裏面どちらが必要な情報かわかりにくいというデメリットもあります。例えばバインダーなどに保管した場合、後で見返した時に必要とする面が分からないというトラブルも起きます。古い方の面に×印をつける職場もありますが、手間がかかります。
特に使わないほうがよい裏紙
裏紙を使用することのデメリットに「紙詰まりを起こす」「プリンタの故障を誘発する」ことを挙げました。新しい紙の在庫がなくなってしまった……など、どうしても裏紙を使わなければならない時、特に使用を避けた方が良い裏紙があります。
まず、紙の一部がカールしていたり折り目がついていたりする用紙。これを使うと用紙が内部に引っ掛かり、紙詰まりを起こす可能性が高まります。新しい紙であれば滅多にないと思いますが、裏紙ではよくあります。ステープラを取り外した紙なども折り目が付いていることが多いため避けた方が良いです。
次に、コピーしてから間もない用紙。トナーやインクが完全に乾ききっていないうちに裏紙として使用してしまうと、トナーやインクが剥がれ落ちてプリンタの故障に繋がります。
また、使用した面(トナーやインクが付着している面)が多ければ多いほど、印刷濃度が高ければ高いほど、裏紙としてはNGです。
裏紙の使用で削減できるコスト
たとえコピー用紙のコストが半分になったとしても、度々プリンタが紙詰まりや故障を起こしていては元も子もありません。修理している期間は業務が滞りますし、仕事の効率まで下がってしまいます。
しかも、裏紙を使用してのプリンタの故障は、メーカーの保証から対象外とされてしまう可能性が高いです。保証が効かないとなると、万単位の修理代がかかります。故障の頻度が多くなれば新品に買い替える必要さえ出てきます。
プリンタのランニングコストを考えると、トナー交換代や維持費のほうが高いといえるでしょう。つまり、裏紙を使用しても、節約効果は小さいということ。
裏紙を使って節約にならないような節約をするくらいなら、リサイクルトナーの導入を検討した方が賢明です。リサイクルトナーは、純正品の使用済みカートリッジに再度トナーを充填した製品のことです。純正品と比べると価格も大幅に安く、カートリッジを再利用することでごみの軽減にもなります。環境にも経費にも優しいということですね。
以上のことから、印刷やコピーに裏紙を使用するとデメリットが多いという結論になります。コスト削減のために裏紙を利用したはずが、結果的にはコストを増やすことになる…最近では、周知の事実となりつつあります。皆さんの職場でも、裏紙の使用について考え直してみてはいかがでしょうか。
