エクセルのデータを印刷した時に、セル内の末尾の文字が欠けてしまったことはあるでしょう。文字の末尾が欠けてしまうことで文章の意味合いが伝わらず、それによって大きなトラブルに発展することも考えられます。特にエクセルはビジネスシーンにおいて欠かせないソフトウェアであることから、どのような企業でも使用されています。しかし、そこでセル内の文字欠けが起こってしまうことは大きな問題なのです。こちらではセル内の文字欠けが起こる原因とその対処方法について解説します。
文字欠けが起きる原因
身近なソフトであるエクセルですが、印刷をした際にセル内の末尾の文字が欠けてしまった経験がある人も多いことでしょう。モニタ上はセル内に文字が収まっているにも関わらず、印刷をすると文字の末尾が欠けてしまうのです。
エクセルのデータを印刷するということは、資料として配布や掲示をするために行うことです。そのため、末尾の文字が欠けてしまうと本来の意味を伝えることが出来ず、トラブルを招いてしまいます。そして、ビジネスシーンでは正確な情報を伝える必要がありますので、文字欠けは大きな問題になりえます。さらに、エクセルは表計算ソフトであることから数字を入力が多いソフトですが、数字を入力したにも関わらず数字が###に変わってしまった経験もあることでしょう。これは印刷をしていない状態でも、モニタ上に###と表示されてしまうものです。
こういった問題が起こる原因は列の幅が原因です。モニタ上で文章が全て表示されていたとしても、その幅がギリギリになっていると印刷した際に文字欠けが起こるのです。これは数字でも同様で、列の幅に収まり切らない桁数の数字を入力すると###で表示されてしまいます。そのため、文字欠けや数字の表示を正しくするには対策を行わなければなりません。
文字欠けの対策
それでは文字欠けや数字の表示を正すにはどうしたら良いのでしょうか。これらの問題が起こる原因は列の幅にありますので、まずは列幅の調整をしましょう。
エクセルには列幅を自動調整する機能がありますので、それを利用することが最もシンプルな対策です。列の最上段にはアルファベットが並んでいますが、Bの列で文字欠けが起こっていたらB列とC列の境界線をダブルクリックしましょう。これによって列の幅が自動調整され、文字掛けが起こらないサイズまで幅が広くなります。また、境界線をドラッグすることで任意のサイズに調整することも可能です。これによって好みのサイズに変更することが出来ます。
列幅の調整をすることで文字欠けの対策が出来ますが、それでは全体のバランスが崩れてしまうこともあります。さらに、列幅が広くなることで用紙からはみ出てしまうこともあるでしょう。そういった場合は列幅を変えずに表示させなければなりません。その対策として文字のサイズを縮小するという方法があります。文字欠けの起こっているタブの上で右クリックをして、「セルの書式設定」をクリックしましょう。そして、「配置」のタブをクリックし、「縮小して全体を表示する」にチェックを入れて「OK」をクリックしてください。これによって文字が縮小されて、全体が表示されるようになります。また、「配置」の後に「折り返して全体を表示する」をチェックすることで、全体表示させることも出来ます。
そのほかに、文字欠けの起こっているセルをクリックして、F2キーを押しましょう。するとカーソルが末尾に移動するので、そこでAlt ＋ Enterキーを押して改行をしてください。そして、「ホーム」のタブをクリックして「上揃え」をクリックしましょう。これによって文字欠けを防ぐことが出来ます。
また、エクセルの画面を開いた状態でキーボードの「PrtScn」を押して、ペイントに画像として保存することも出来ます。これであればエクセルの表示をそのまま画像データに出来ますので、そのまま印刷が可能です。
印刷前の確認方法
エクセルの文字欠けに気づくタイミングは、実際にエクセルデータを印刷した時でしょう。しかし、文字欠けの確認をするために毎回印刷をしていたら、用紙とトナーの無駄になってしまいます。そういった場合は印刷プレビューという機能を利用しましょう。印刷プレビューとは実際に印刷された様子をモニタ上で確認することが出来るのです。これによって印刷せずとも文字欠けや数字の表示を確認出来ます。
印刷プレビューを表示させるには「ファイル」をクリックし、その後に「印刷」をクリックしましょう。すると、印刷プレビューが表示されますので、そこで文字欠けや数字の表示が正しくなされているか確認してください。
エクセルではセル内の文字数がギリギリになってしまうと、印刷では文字欠けが起こってしまいます。そして、数字の桁数が大きくなると###で表示されてしまうのです。そのためには列幅の調整などで回避することが出来ます。また、列幅の調整や表示方法の変更が出来ているかどうかを確認するには、印刷プレビューを利用しましょう。
